如何成为一个概括力很强的人？

原标题：如何成为一个概括力很强的人？

《更新书堂》·第429篇

内容来源| 本文摘编自中信出版集团书籍

《概括力：三步学会精准表达》山口拓朗 著

责编 | 金木研

第 8118 篇深度好文：5360字 | 13 分钟阅读

一个几小时的会议，一本十几万字的书，如果不整理关键点，只是从头到尾叙述给别人听，十有八九会把对方搞晕。相比之下，如果你能从庞大的信息量中整理出关键点，并告知对方，对方一定会很开心。

前者是概括能力弱的人，后者便是概括能力强的人。

概括力是指抓住关键信息，顺应场景，简洁明了、有逻辑性地进行表达的能力。

概括能力强的人有一个共同点，那就是向别人传达信息时，舍弃 90% 的信息。他们确信“只要传达 10% 的信息，对方就会理解”，所以他们可以果断地舍弃 90% 的信息。

表达者的这种自信，会带给接收者莫大的安心。

在这个超信息化的社会，即便是发呆的瞬间，突如其来的信息漩涡也会把你吞没。而“概括力”，就是让你在复杂的信息中提炼出重点，避免噪声和干扰，成为能够精准沟通和精准。

一、概括力的三个步骤

概括分为三个步骤：收集信息、整理信息、传达信息。它们没有优劣之分，所有的过程都很重要。

整个概括过程是否顺利，体现在最后一步。如果一个人可以在任何情况下都能很好地将信息传达给对方，最终达到自己的目的，我们便可以说他的概括能力很强。然而，仅靠“传达”是不行的，因为“传达信息”只是整个概括过程的一部分。

第一步：收集信息——收集足够的有效信息

其实，信息也有很多种，比如：

从别人那里听到的话（包括闲聊）； 在会议和商谈中听到的事情； 现场体验； 自己的五感接收到的信息； 在研修和研讨会上学到的东西； 文件、公文、数据、邮件等信息； 报纸、书籍、杂志等媒体信息；

网站和社交软件上的信息。

另外，以各种各样的信息为导火线，自己心中产生的想法和意见，也是一种信息。同样，基于信息的预测和假设也是信息。

如果把概括比作做饭，那信息就是食材。巧妇难为无米之炊，如果自己心里没有信息，即使想要输出，也无法实现。当然，如果把自己的所见、所闻、所感、所想等都当成重要信息处理的话，大脑很快就会崩溃。

盲目地收集信息反而会很危险。在这一点上，概括能力强的人一开始就能高效地进行信息处理。他们能够快速地筛选有效信息，从而巧妙地控制信息的输入。

第二步：整理信息——分门、排序整理信息

收集好信息后，这些信息就会储存在人的大脑中。这时，概括能力强者和概括能力弱者就会呈现出明显的差异。

概括能力弱的大脑不会整理信息，就如同一个人无论需要与否，总是不经选择地将所有东西带回家，渐渐地，地上、桌上、书架上都堆满了杂物，房间也变得凌乱不堪。

在这样的房间里找寻东西自然不易，要花费更多的时间、精力，甚至很多情况下会无果而终，从而给生活、工作带来不好的影响。

与之相反，概括能力强的大脑就像整理得井然有序的房间。我从不把带回家的东西（信息）一股脑儿地随意扔在地上或桌子上，而是在判断是否需要的基础上，把不需要的东西扔进垃圾桶，把需要的东西分类收纳。收纳时也要安排好优先顺序，基本上是把输出概率高的东西放在前面，输出概率低的东西放在后面，以便需要时可以高效地提取。

整理信息时，需要注意以下三点：

懂得取舍，获取有效信息； 将信息分门别类； 按重要性等将信息排序。

第三步：传达信息——简明扼要地将信息传达给对方

这一步就是要把储存的信息传达出去，也是真正考验概括力的时候。再重要的信息，如果不传递给他人，便毫无意义。当我们以“说”或者“写”的形式将这些信息传播出去，使它们流之于社会，有助于他人时，它们才会产生价值。

在传达信息时，最重要的便是对信息进行提炼，理想的状态是将现有的信息删掉九成。输出时不仅要决定“说什么”，还要决定“不说什么”。不擅长传达信息的人，往往容易犯“什么都说”“不考虑顺序乱说”等错误，结果给对方造成负担。

在实际工作中，我们很多时候都要见缝插针地传达信息，比如工作汇报、会议、洽谈等前后的短短几十秒到几分钟。无论时间多还是少，如果一个人每次都能做到舍弃九成去表达，他的概括能力就很强。

二、概括力的六个关键

1.明确传达目的

上学时，我们经常做这样的题目：阅读下文，用 100 字左右概括主要内容。这样的概括训练确实有效，可以让人学会抓住信息的要点。

但是，步入社会后我们才发现，这样的概括技巧并不能直接派上用场。因为社会人需要的概括力是动态的，需要根据表达目的和实际情况等灵活变动，而“抓住信息的要点”只是其中一部分。

目的就是“终点”，商务场合的目标大多是获得理想的结果。比如，提出策划案的理想结果便是让别人采用。所以我们要认真思考如何做才能达到目的，如何概括所获信息才能让策划案被采用。

实际上，我们的大脑拥有高性能的导航系统。只要设定好目的地（终点），大脑就会开始高速运转。

为了让策划案被采纳，什么时候说最好？ 如何表达才好？ 展示什么优点才好？

这样的反复思考，就意味着你在概括的过程中下了一番功夫。为了达到目的，聪明的大脑往往能够迅速收集、整理好有效信息，并且催促身体付出必要行动。“没有目的的概括等于画饼充饥”，所以概括时首先要明确目的。

2.明确传达对象

除了概括内容，我们还要注意将信息传达给谁，也就是说，要明确传达对象是谁，这一点至关重要。

如果你是房地产公司的一名市场部员工，那么市场营销和销售能力也是概括力的一部分。概括能力强的人在制作本公司的产品宣传单时，会在脑海中深思熟虑“最想将这张宣传单给谁”（目标客户是谁）。

比如“一对 50 多岁的夫妻，想买一栋房子以安享晚年”。有了如此具体的传达对象，就可以好好研究一下如何概括出表达要点。针对每个目标整理出的“无论如何都要说的话”：“这栋无障碍住宅是专门针对老年人设计的，可以让老人毫无压力地享受老年生活。”

也就是说，通过明确听者的身份，说话者可以概括出有感染力、冲击力的语言。

3.满足对方的需求

在确定对方的身份后，必须同时考虑对方的需求，但是绝对不能盲目地猜测，因为很多情况下我们所想的可能只是单方面的想象或妄想而已。

了解对方需求的最佳方法便是与对方交谈。不管对方是上司，还是客户，我们都要勇敢地与其交谈，哪怕是闲聊。在与对方交谈的过程中，我们便可以慢慢地引导对方给出以下问题的答案。

（他）想了解什么？ （他）想做什么或者我做什么会让他开心？ （他）有什么烦恼？ （他）有什么困难？ （他）为何事感到不安？ （他）因何事感到不满？ （他）有什么还未解决的问题？ （他）有什么想要的东西？ （他）对什么感兴趣？ （他）有什么开心的事情？ （他）有什么想实现的目标或者想完成的梦想？ （他）有什么即使花很多钱也想得到的东西？

收集到这些答案，便了解了这个人的需求。如果你不擅长了解他人的需求，就请先养成这样的意识：即使是私下闲聊，也要满足对方的兴趣。

向对方传达信息的优先顺序依次为以下三点：

① 满足对方需求的信息；

② 让对方开心的信息；

③ 自己想传达的信息。

很多概括能力弱的人都会优先选择第③点，从而导致传达效果不佳。社会人需要的概括是双向的，并非单向。

另外，人们的需求和兴趣一直都在变化，我们要随时关注对方的语言、表情、说话的语气、样子等，观察出对方当下想要的东西。

4.想象对方理想的反应

当向别人传达某种信息时，你会预想一下对方的反应吗？即你对对方的反应感兴趣吗？更进一步说，你是否想过对方最好能给予什么样的回应？

其实，如果你想要达到某种目的，就不能把对方的反应交给对方，而是应该由你自己来主导。

比如，在会议上提出某种想法前，你是否想过上司和同事会有何反应？如果没有，就说明你不擅长表达。其实，人类的大脑本身具有很强的导航功能，只是你没有将其充分发挥出来。

在会议上提出某一想法时，你想得到的理想回应是什么？“哇，这主意不错，我们赶紧试试吧！”我想你想要的应该是类似这样的回应。如果是的话，你就一定要下定决心：“我一定要让他们这样回应。”

决定对方的反应 = 描绘具体的想象

无法想象自己登上珠穆朗玛峰的人，能登上珠穆朗玛峰吗？答案是：不能！

以登顶珠穆朗玛峰为目标的登山家，不会只是想想“如果能登顶就好了”，而是抱着“一定要登顶”的强烈信念，总是清晰地描绘着自己登顶后的场景。

越是将某事具体化地想象与描绘，就越容易实现它。这个结论已经在脑科学界得到证实。此外，很多运动员也都利用意象这个心理训练工具进行训练，效果明显。

我们的大脑有一个导航系统，可以引领我们实现自己想要的目标。设定“得到对方认可”这一目的（目标）时，真实地想象（决定）一下“对方做出的理想反应”，会让我们更容易地得到想要的结果。

5.确认概括的信息量

概括的最终目标是传达。为此，我们要进行输出。工作中最常见的输出行为便是说话，而我们说话时必须考虑自己被给予的时间，比如：

会议上的发言时间是多少分钟； 和客户的谈判时间是多少分钟； 向上司汇报的时间是多少分钟。

如果不把握好时间，我们就很有可能会没有传达完信息，或者在还没说到重点时就戛然而止。

另外，一名优秀的职场人，需要充分利用好谈话时间。因为“时间 = 金钱”，要知道浪费时间就是错失良机。

有些场合并没有规定字数，比如发送邮件。虽说没有字数要求，但你也不能把自己想到的内容一股脑儿地全写上去，啰啰唆唆地写一大堆是很失礼的。特别是工作邮件，它们既要有必要的信息，又要简洁明了。

6.语言信息与非语言信息的概括

我们上学时常回答的“阅读下文，并概括其主要内容”之类的问题，便是对语言信息的概括。

当然，在步入社会参加工作后，我们也需要对语言信息进行概括。如果不能将别人的话或者从资料和书籍中获得的信息进行概括，我们就很有可能会出现重大的工作失误，引发问题。

很多场合下我们还需要对非语言信息进行概括。非语言信息是指语言和文字以外的信息，比如，我们在现场的所见、所闻、所感、所触，这些都是广义上的非语言信息。

此外，在人际交流中获得的情感方面的信息等也属于非语言信息，例如，感受到对方“生气”“高兴”等。如果不能概括出非语言信息，我们输出时就无法传达问题的本质和我们做事情诚意。

收集非语言信息需要观察力。观察人时，需要注意以下要点：

人类的主要非语言信息（部分示例）

眼睛：善意的眼神，不服气的眼神，充满敌意的眼神；

表情：开心的表情，愤怒的表情，明朗的表情，阴暗的表情；

声音：洪亮的声音，明朗的声音，干脆利落的声音，弱小的声音，沉闷的声音，嘈杂的声音；

态度：给人积极印象或给人消极印象。这位店长说话时的表情如何？是不是虽然嘴上说着“销售额很好，没什么问题”，但表情或者声音却很沉闷？即使表情和声音都很明朗，也有可能是他尚未意识到危机。‍

因此，非语言信息和语言信息一样重要，同样需要认真地收集、整理、传达。

*文章为作者独立观点，不代表笔记侠立场。

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